Que fait un gestionnaire de projets

Le gestionnaire du projet a la charge des activités quotidiennes tout au long de la durée de vie du projet.

• Il initie les projets, notamment par l’identification et l’analyse préliminaire des besoins d’entreprise, des considérations budgétaires, de l’estimation de la durée et des ressources, en déterminant le contenu du projet et ses objectifs.
• Il donne au projet une direction et une structure, en établissant des objectifs clairs et précis.
• Il définit les tâches du projet, produit une estimation de la durée et des ressources et bâtit un plan de projet.
• Il attribue les rôles, les responsabilités et l’imputabilité des membres de l’équipe de projet.
• Il bâtit et soutient l’équipe du projet. Il gère l’effort de travail. Il suit les progrès par rapport au plan.
• Il contrôle le budget et l’échéancier, les coûts et les modifications, et il règle efficacement les problèmes relatifs au projet.
• Il suit les problèmes qui se produisent. Il évalue les résultats, les rapports d’étape et ferme le projet.
• Il résout les conflits relatifs au projet et ceux qui se produisent dans l’équipe.

Lors de votre dernier projet…

1. Est-ce que votre entreprise a commencé par établir et définir les objectifs du projet, le budget, la durée, les ressources disponibles, les conséquences du manque à gagner, des normes de résultats, le niveau de priorité de l’organisation et du support technique? Est-ce que l’on a demandé aux utilisateurs finaux du projet de décrire :

i. le meilleur résultat du projet?
ii. le résultat minimal acceptable?
iii. la formation requise pour mettre en place le résultat du projet?

2. Est-ce que l’on a posé des questions aux participants du projet sur :

i. les ressources nécessaires pour le projet?
ii. les méthodes existantes, les produits, les services ou les technologies pour simplifier ou pour accélérer le projet?
iii. les aspects les plus difficiles ou s’ils étaient soumis au calendrier ou aux dépassements de coûts?

3. Est-ce que les ressources nécessaires au projet et leur calendrier ont été clairement définies?

4. Est-ce que des plans d’urgence ont été réalisés par anticipation des problèmes?

5. Est-ce que la communication entre les participants du projet, les utilisateurs finaux et les fournisseurs a été fréquente, claire et sans ambiguïté?

6. Est-ce qu’il y avait un plan et un accès à du support technique pour la formation, la documentation, un suivi et une évaluation des résultats?

7. Est-ce qu’un compte rendu, indiquant les leçons apprises pendant le projet, a été rédigé?

Méfiez-vous d’un calendrier trop optimiste qui :

• Manque de précisions dans le temps
• Fournit des hypothèses erronées pour une planification connexe telle que le niveau du personnel, la formation, la mise à l’essai, etc.
• Augmente les chances que le projet soit géré sans plan, comme lorsque les projets tendent à courir largue lorsqu’ils rencontrent de sérieux problèmes de calendrier. 
• Augmente les erreurs — les calendriers courts réduisent le temps pour définir les exigences et la conception, ce qui entraîne souvent à re-concevoir le plan et finalement à refaire le travail.
• Empêche les gestionnaires de faire avancer le projet, les contraint à faire de la politique par rapport au calendrier et à devoir expliquer le non-respect des échéances.
• Diminue la confiance envers le gestionnaire et l’équipe de projet.
• Freine la créativité  — les autocuiseurs n’offrent pas le meilleur environnement pour la pensée créative. Ce n’est généralement pas sous pression extrême que les gens trouvent les meilleures solutions.
• Conduit à trop de travail supplémentaire, ce qui réduit le temps pour accomplir le développement professionnel requis.
• Provoque le découragement — les gens peuvent être motivés par un calendrier légèrement optimiste mais ils ne s’engageront pas à respecter un échéancier qui est irréaliste.
• Épuise les gens, au détriment du suivi des projets.